Aufgabenmanagement

Abstrakt

Das Aufgabenmanagement ist ein Webtool, das der Zuteilung und Erledigung von Aufgaben dient und unabhängig von unserer PDAP8-Clientanwendung genutzt werden kann. Die Aufgaben werden an die entsprechenden Mitarbeiter verteilt, die sie dann in ihrem Account bearbeiten können.

Start

Wenn PDAP8 verwendet wird, kann die Anwendung direkt über „Extras/Aufgabenmanagement/Aufgaben“ gestartet werden. Sollte man die Anwendung außerhalb von PDAP8 starten wollen, ist dies grundsätzlich über die Webserver-Adresse möglich. Nach dem erfolgreichen Start der Anwendung stehen dem Benutzer alle Funktionen des Aufgabenmanagements zur Verfügung. So können neue Aufgaben angelegt, bestehende Aufgaben bearbeitet und der Status sowie der Wirksamkeitsstatus der Aufgaben eingesehen werden. Darüber hinaus ist es möglich, Vertretungen für die Verantwortlichen oder Durchführenden zu definieren und Ressourcen für die Aufgaben zu verwalten. Mit diesen umfangreichen Funktionen können Benutzer das Aufgabenmanagement an ihre individuellen Bedürfnisse anpassen und ihre Arbeit effektiver organisieren.

Aufgaben

Im Bereich „Aufgaben“ können Aufgaben angelegt und bearbeitet werden. Dabei kann jede Aufgabe einem einzelnen Mitarbeiter zugewiesen werden, der die Bearbeitung durchführen muss. Es ist auch möglich, Vertreter oder Teilnehmer für bestimmte Mitarbeiter festzulegen, falls diese aus einem beliebigen Grund verhindert sind.

Zusätzlich können Benutzer den Status der Aufgaben verwalten, indem sie sie als „erledigt“ oder „unvollständig“ markieren. Darüber hinaus können Aufgaben mit einem Wirksamkeitsstatus versehen werden, um sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß abgeschlossen wurden.

Es ist möglich, nach Aufgaben zu suchen und diese nach verschiedenen Kriterien zu sortieren. Auf diese Weise können Benutzer schnell und einfach die Aufgaben finden, die sie bearbeiten müssen.

Anlegen von Aufgaben

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neue Aufgabe hinzufügen“ und geben Sie die erforderlichen Informationen wie Titel, Beschreibung, Fälligkeitsdatum und zugewiesene Benutzer ein.

Details bearbeiten

Um weitere Einstellungen vorzunehmen drücken sie auf Details.
Hier kann folgendes eingestellt werden.

• Aufgaben können zur einfacheren Verarbeitung auf „nicht dokumentationspflichtig“ gesetzt werden.
• Für Aufgaben, die sich wiederholen, kann auch dies mit einem Intervall eingestellt werden.
• Aufgaben die eine Wirksamkeitsprüfung erfordern, können hier mit einem Prüfer und einem Prüfdatum versehen werden.
• Falls die Aufgabe Teilnehmer erfordert, werden diese hier zugewiesen.
• Es können hier auch die Status der Aufgabe verändert werden.
• Die Kosten der Aufgabe werden hier auch eingestellt.

Aufgaben erledigen

Wirksamkeit prüfen

Ist eine Aufgabe für die Wirksamkeitsprüfung gekennzeichnet, wird diese nach dem Bearbeiten an den Wirksamkeitsprüfer weitergeleitet. Dieser hat dann die Aufgabe, die Tätigkeit zu prüfen und die Aufgabe ebenfalls abzuschließen.

Aufgabengruppe anlegen

Eine Aufgabengruppe dient der Zusammenfassung aller Aufgaben eines Projekts und dem Erstellen des Teams für dieses Projekt.

Erstellen Sie eine neue Aufgabengruppe, indem Sie auf die Schaltfläche „Neu anlegen“ klicken und die erforderlichen Informationen eingeben.
Fügen Sie Aufgaben zu einer Gruppe hinzu, indem Sie die entsprechenden Aufgaben auswählen und von links nach rechts zuweisen.
Auf die gleiche Weise lassen sich auch die Mitarbeiter des Projektteams zuweisen.

Ressourcen

Hier werden die Mitarbeiter hinterlegt – es können jedoch auch Maschinen hinterlegt werden.
Der Ressource können hier seine Zugangsdaten und Berechtigungen zugewiesen werden. Ein erkrankter Mitarbeiter kann hier ausgetragen werden.

Standorte

Hier können Standorte zu den Aufgabengruppen (Projekten) definiert werden. Damit jeder Standort seine eigenen Projekte durchführen kann.