Qualification management

Allgemein

Im Qualifizierungsmanagement können Sie bequem die Qualifikationen und Qualifizierungen Ihrer Mitarbeiter verwalten und bewerten. Dafür steht Ihnen eine benutzerfreundliche Weboberfläche zur Verfügung, die Ihnen die komplette Bearbeitung im Browser ermöglicht. Über automatische Benachrichtigungen werden alle Teilnehmer rechtzeitig per E-Mail informiert.

Auswertungen und Berichte wie eine Qualifikationsmatrix, geben Ihnen jederzeit einen Überblick über die Qualifizierungs-Performance auf der Mitarbeiter- und Abteilungsebene Ihres Unternehmens. Über die Kostenauswertung erhalten Sie außerdem einen Überblick sowohl über die geplanten als auch die tatsächlichen Schulungskosten, sobald die Schulungen durchgeführt wurden.

Erste Schritte

Die folgende Beschreibung verdeutlicht die Abläufe im System von der Erstellung von Schulungen, ihrer Organisation und Zuweisung an die Mitarbeiter bis hin zu den Auswertungen, die Ihnen zeigen welche Schulungen tatsächlich durchgeführt wurden und welche evtl. übergangen wurden. Aus diesen Informationen lässt sich dann die Qualifizierungsmatrix sowohl für den einzelnen Mitarbeiter als auch für ganze Abteilungen oder das Gesamtunternehmen ableiten. Daneben gibt es noch Auswertungen, die die Kosten der einzelnen Schulungsmaßnahmen gegenüberstellen. Auch diese lassen sich auf Mitarbeiter- und Abteilungsebene darstellen. Unterschieden wird außerdem zwischen den geplanten Kosten, die aufgrund der eingestellten Schulungen ihrer zugehörigen Teilnehmerzahlen ermittelt werden und den tatsächlich entstandenen Kosten, sobald einzelnen Mitarbeiter an den Maßnahmen wirklich teilgenommen haben.

Anmeldung

Um die erste Qualifizierung zu erstellen müssen Sie sich zuerst einmal als Administrator anmelden. Die Anmeldedaten sind:

Benutzername: PDAP-ADMIN
Passwort: test

Qualification management

Nach der Anmeldung gelangen Sie automatisch in die Qualifizierungsliste. Hier wird die Liste der aktiven Schulungen angezeigt, die für Sie relevant sind. In der Liste werden nur Schulungen angezeigt, die noch nicht stattgefunden haben. Um eine neue Qualifizierung hinzuzufügen, legen Sie zunächst die Fähigkeiten an, die später in der Qualifizierung erworben werden. 

Fähigkeiten anlegen

Die Fähigkeit beschreibt das Wissen oder die Qualifikation, eine Tätigkeit auszuüben. Die Fähigkeit kann entweder über eine Qualifizierung oder über die Zuweisung eines Sachverständigen verändert werden. Danach kann die Fähigkeit Qualifizierungen zugewiesen werden.

Um eine Fähigkeit anzulegen, müssen Sie zunächst auf die Schaltfläche „Fähigkeiten“ und dann auf „Fähigkeit anlegen“ klicken.

In dem folgenden Menu sind Name und Beschreibung der Fähigkeit notwendige Felder. Zusätzlich können Sie die Mindestanzahlen der Mitarbeiter festlegen, die in einer Gruppe oder in der Firma diese Fähigkeit besitzen sollen. Zuletzt müssen Sie speichern.

Durch einen Klick auf Qualifizierungsmanagement kommen Sie wieder zum Hauptmenü.

Qualifizierung anlegen

Der nächste Schritt ist das Erstellen der Qualifizierung selbst. Hierzu klicken Sie auf „Qualifizierung anlegen“.

Im nächsten Menu werden die Daten der Qualifizierung eingetragen und durch einen Klick auf die Schaltfläche Speichern in die Qualifizierungsliste eingetragen. In diesem Formular können auch Qualifizierungsunterlagen und Testergebnisse hochgeladen werden. Zudem kann entschieden werden, ob es sich um eine passive oder eine aktive Qualifizierung handelt.
Eine aktive Qualifizierung beschreibt meist eine Qualifizierung, die von einer Person gehalten wird. Eine passive Qualifizierung beschreibt eine Verfügung oder eine Anordnung, die allgemein über einen Sachverhalt informiert. Zusätzlich können zur Qualifizierung noch die Benachrichtigungseinstellungen gesetzt werden. Diese steuern, ab wann und wie oft die Teilnehmer über die Qualifizierung informiert werden.

Revisionen

Es kann von einer Qualifizierung eine neue Revision erstellt werden. Bei der Erstellung der Revision kann entschieden werden, ob die Revision die Qualifikation verwirft. Dies ist der Fall, wenn sich ein Thema durch neue Erkenntnisse grundlegend verändert hat.

Abschluss der Qualifizierung

Teilnehmer hinzufügen

Nun müssen noch die Teilnehmer zugewiesen werden.
Dazu klicken Sie neben der neuen Qualifizierung in der Qualifizierungsliste auf „Teilnehmer zuweisen“.

Die Teilnehmer können durch Abhaken der Checkboxen neben den Mitarbeitern oder Gruppen und dem anschließenden Klicken auf „Mitarbeiter hinzufügen“ der Qualifizierung zugeordnet werden. Durch ein letztes Speichern ist die neue Qualifizierung vollständig eingetragen.

Gruppenverwaltung

Die Gruppenverwaltung ist dazu da, die firmeneigene Mitarbeiterstruktur darzustellen. Die Gruppen lassen sich beliebig schachteln; von der Nachmittagsschicht bis hin zu einer Gruppe über alle Mitarbeiter der Firma. Durch Gruppen ist es möglich, gleichzeitig mehrere Mitarbeiter einer Qualifizierung zuzuteilen.
Sie dienen auch dazu, neue Mitarbeiter leicht in die Firmenstruktur aufzunehmen. Um eine neue Gruppe anzulegen, gehen Sie in die Gruppenverwaltung. Dort können Sie mit einem Klick auf „Gruppe anlegen“ eine neue Gruppe erstellen.

Auch hier werden die Mitarbeiter und Gruppen über die Checkboxen abgehakt und mit einem Klick auf die entsprechende Schaltfläche zugewiesen.
Es gibt zwei Arten von Gruppen: eine Bereichsgruppe und eine Verantwortlichkeitsgruppe. Die Bereichsgruppe ist die Standardgruppe, wohingegen die Verantwortlichkeitsgruppe eine Gruppe von Verantwortlichen wie z.B. Schichtleitern ist.
Besteht eine Gruppe aus Teilgruppen, so betreffen alle Änderungen der Teilgruppe auch die Gesamtgruppe.

Mitarbeiterverwaltung

Die Mitarbeiterverwaltung ermöglicht das Erstellen und Ändern der Zugangsdaten. Und es werden die Administrationsrechte zugewiesen. Grundsätzlich werden die Mitarbeiter aus dem PDAP übernommen.
Zusätzlich können an dieser Stelle noch Zertifikate wie z.B. Führerscheine hinterlegt werden.

Auswertungen

In der Auswertung werde alle gesammelten Daten dargestellt, um einen Überblick über den Qualifizierungsstand der Firma zu bekommen.

Qualifikationsmatrix allgemein

In dem Bericht „Qualifizierungsmatrix Allgemein“ wird eine gesamte Qualifikationsübersicht über den Betrieb gegeben. Der Qualifikationsstatus wird über die befüllten Kreisindikatoren dargestellt. Es kann nach den einzelnen Qualifizierungen oder Mitarbeitern gefiltert werden.

Mitarbeitersicht

Der Mitarbeiter bekommt lediglich die Qualifizierungen zu sehen, an denen er teilnehmen muss. Er bekommt mittels des Qualifikationskreises angezeigt welche Qualifizierung er schon gemacht hat.
Bei passiven Qualifizierungen kann er bestätigen, dass er den Inhalt verstanden hat.